Portal o Twoich pieniądzach

Każda firma, żeby istnieć, musi być rentowna. Aby zapewnić sobie płynność finansową, przedsiębiorcy starają się optymalizować procesy wewnątrz organizacji i zarabiać dzięki klientom. Czasem jednak to nie wystarcza i gromadzenie środków nie przebiega tak dobrze, jak zostało zaplanowane. W takich sytuacjach często pojawia się pytanie, jak oszczędzać w firmie, aby uzyskać pożądany efekt i nie zrazić do siebie pracowników?

Dokąd uciekają firmowe pieniądze?

oszczędzanie w firmieUtrzymanie biur generuje często wyższe koszty, niż można przypuszczać. Wysokie koszty ogrzewania, zużycia energii elektrycznej czy wody to tylko część wydatków. Można je, oczywiście, optymalizować. Jest to wskazane, gdy np. w firmie nie używa się energooszczędnych żarówek albo budynek jest źle ocieplony, toteż rachunki za ogrzewanie są horrendalne. Warto wynegocjować z dostawcami mediów nowe, lepsze stawki i unowocześnić obiekt. Niemniej jednak środki często uciekają z portfela przedsiębiorcy z zupełnie innych powodów. Oto, co generuje wysokie rachunki w firmie:

Bogaty asortyment produktów spożywczych dla pracowników – w momencie, gdy firma funkcjonuje nieco gorzej, nie należy zaopatrywać jej w wielomięsieczne zapasy drogiej kawy, kilkunastu gatunków herbat i kartonów ciasteczek. Dobry manager wytłumaczy zespołowi, że potrzebna jest reorganizacja w segmencie zakupów spożywczych. Oczywiście, w firmie może pozostać dostęp do kawy, herbaty czy cukru, ale w rozsądnych ilościach i nie najdroższych marek.

Nieprzemyślane zamówienia artykułów biurowych – w trudniejszych dla firmy czasach najlepiej byłoby ograniczyć zamówienia artykułów biurowych do niezbędnego minimum. Warto także wybrać marki sprzedawane w marketach (są tanie i łatwo dostępne). Wbrew pozorom wydatki na papier ksero, akcesoria piszące czy notesy stanowią znaczny koszt w przedsiębiorstwie.

Częste używanie czajnika elektrycznego i klimatyzacji – zaparzenie jednej herbaty nie wymaga gotowania pełnego czajnika wody, a klimatyzacja powinna być używana wtedy, gdy pogoda naprawdę utrudnia pracę. Poproś zespół, aby rozsądnie gospodarował zasobami firmy. Niech światło nie pali się bez celu, a przeciekająca spłuczka tygodniami nie czeka na wizytę hydraulika. Drobne oszczędności i szybkie reagowanie są podstawą oszczędzania w firmie w trudnym okresie.

Zakup drogiego sprzętu i oprogramowania – jeśli przedsiębiorstwo w danym czasie nie radzi sobie najlepiej finansowo, najlepiej jest ograniczyć wydatki na sprzęt (komputery, drukarki, telefonu) oraz oprogramowanie. Kierownictwo może rozważyć zakup używanych urządzeń biurowych i instalację darmowych programów typu Open Office.

Jak nie stracić zespołu z powodu oszczędności?

oszczędzanie na pracownikach Oszczędzanie w firmie budzi wśród jej pracowników wiele domysłów. Aby uniknąć plotek oraz sytuacji, w której kadra zacznie rozglądać się za nowym zajęciem, należy z zespołem rozmawiać na każdym etapie optymalizacji kosztów. Trzeba przedstawić pracownikom konkretne powody poszukiwania oszczędności, zachować szczerość, ale nie popadać w przesadę. Niestabilna finansowo firma nie budzi zaufania! Postaraj się przekonać swój zespół, że codzienne oszczędności są korzystne dla firmy i nie pogorszą warunków pracy w przedsiębiorstwie.

Pamiętaj, że najgorsze, co może zrobić przedsiębiorca w ramach optymalizacji kosztów, to oszczędzanie na pracownikach. Jeśli naprawdę nie musisz, to nikogo nie zwalniaj, nie zmniejszaj pensji czy premii. Lepiej ograniczyć koszty podróży służbowych, niż próbować odzyskać stabilność finansową dzięki uszczupleniu poborów pracowników. Kadra to Twój kapitał!

Jeśli jednak sytuacja w firmie jest groźna i musisz wykonać redukcję etatów, zrób to w pełni profesjonalnie. Wypłać pracownikom wszystkie zaległe środki, wystaw referencje itp. Niech będzie widać, że redukcja to trudna decyzja, ale niezbędna dla przetrwania firmy.

Podsumowanie

Oszczędzanie w firmie to niełatwy temat. Doświadczenie jednak podpowiada, że optymalizacja kosztów przynosi dużo lepsze efekty, gdy przeprowadza się ją w dobrym czasie dla firmy. Jeśli z kolei oszczędności pojawiają się w momencie trudności finansowych, wzbudzają dużo kontrowersji i wątpliwości. Pamiętaj zatem, żeby, w miarę możliwości, optymalizować koszty zanim oszczędzanie stanie się koniecznością. To dużo zdrowszy model, który pozwoli Ci zgromadzić środki, lepiej wykorzystywać zasoby oraz zachować dobrą atmosferę w pracy.

Dodaj komentarz

Close Menu